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1990-2016年档案数字化整理项目询价采购文件
   作者:admin    浏览量:554   发布日期:2017-11-07   字号:T|T

一、项目经费

项目经费最高限价为人民币¥40000元

二、项目地点

    福州市东大路36号人才大厦11楼

三、项目要求

   (一)项目概述及清单

1.1本次招标项目内容为福建省旅游发展委员会1990-2016年档案数字化整理,包括:档案借调、目录核校建库、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订还原、档案实体验收、退卷归库、数据挂接、数据验收、扫描数据备份等工作。

1.2项目主要清单:

类型

名称

数量

项目工期

文书档案

数字化扫描

约80000页

合同签订3个月内

目录录入

约12000条

备注:以上数量均为预估数量,最终按实际数量结算

1.3本次项目档案扫描需用A4或A3平板扫描仪进行,以A4扫描仪扫描产生的电子画幅每页计量,大于A3的工程图纸另行计算。

1.4本项目由采购人提供数字化加工场所,地址:福建省旅游发展委员会。

1.5本项目在数字化加工实施过程中所需的所有设备(设备主要包括:电脑、扫描仪、数字化软件等)由投标人提供。

    (二)技术要求

乙方所提供服务的技术标准及技术规范等必须符合国家档案行业标准“DA/T31—2005”的规范要求,符合福建省2002年3月1日公布的地方标准《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)及《福建省纸质档案数字化操作规范》等的要求。

1、档案交接

乙方指定专人与甲方共同进行档案实体现场交接和清点,清点完毕后,双方在档案实体交接清单上签字后交由乙方现场工作人员进行数字化加工。档案按年度分批次交接、处理、归还。

2、扫描前处理

(1)编写页号

对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号,统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字,从“1”开始编号,并将原来编错的页号用铅笔划掉。

(2)已经编过页码的档案,或原有页码为连续性页号且清晰可见,不再重新编页码,如有跳号或编号出错的情况,应重新编页码,并在数字化工作单中加以说明;

(3)案卷封面、卷内目录、备考表、空白表格(两张以上相同的空白表格)、白纸及废草稿纸不编页号。

2、档案原文扫描

(1)页面修整:破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先交给甲方进行处理后再进行扫描。

(2)扫描方式:在扫描时采用平板扫描和高速扫描两种方式,对于纸张规则、状况良好的档案采用高速扫描方式;对于纸张状况较差和历史年代久远的档案采用平板扫描方式。

(3)扫描色彩模式

采用彩色扫描,尽量保证档案原貌,尽可能保证颜色的一致性。

3 扫描分辨率

(1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

(2)采用彩色模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均选择≥300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。

4、图像存储

采用彩色模式扫描的文件,存储采用TIF、PDF两种格式保存,压缩率的选择应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则,备份采取硬盘一套。

5、图像处理

(1)所有扫描后的图像要按标准进行图像处理,包括纠偏、去污、翻转、裁剪、压缩、对比度调整、亮度补偿等。在图像处理过程中必须遵循“尊重历史,保持原貌”的基本原则;

(2)保持电子图像文件和原档案的页码顺序一致;

(3)电子图像文件页面端正、不倾斜,无扭曲变形,符合正常阅读习惯;

(4)电子图像文件完整无缺,不漏页,不多页,不重叠。

6、条目补录

根据甲方档案的案卷封面、卷内相关信息及条目著录规则和要求,将甲方档案条目补充录入乙方数字化加工软件。要求录入信息与原件内容相符,无漏录、重录、错录现象。

7、档案复原(装订)整理归档和检查

经乙方数字化扫描加工处理后的档案原件要求按照甲方档案整理要求恢复原状并按照档案原排序将原件装入档案盒内。恢复装订时,应注意保持档案排列顺序不变(即按原排序),尽量按照原孔装订,严格控制装订质量,做到安全、准确、无遗漏,不允许有丢页、装订不齐、方向不正、顺序有误、掉页以及卷皮与卷内目录和原文不符的现象出现。

8、数据质检

(1)对扫描后的档案原文电子图像进行严格的质量检查,包括图像方向,偏斜度、清晰度、黑边、污点、漏扫、过度裁剪等项目进行检查,对不符合要求的进行重扫。

(2)对录入的档案条目信息的准确性、完整性进行检查,对不符合要求的进行修正或补录。

(3)检查生成的电子图像文件是否与索引数据匹配相符,是否有信息出错的情况。

9、数据挂接

扫描并质检合格的数字化文件通过乙方的数字化加工软件与甲方的目录数据库及档案管理系统软件实现批量、快速、准确的挂接。

10、数据导入

乙方保证本次加工完成的数据能够与科怡档案管理软件实现数据对接。

11、其他要求

(1)乙方应有一整套完整的档案数字化过程管理制度,包括完善的档案交接制度、档案保管制度、档案借阅制度,所有过程都有详细登记并装订存档。

(2)人员保障:乙方根据本项目工作量和处理要求安排具有一定档案数字化处理经验的工作人员,人员数量必须能保证项目在时限内完成。

(3)设备保障:要求乙方根据本项目工作量和处理要求提供相应数字化加工处理设备,并且保证设备正常安全运转,设备数量必须能保证项目在按时限完成。

(4)质量标准:甲方给出明确标准,乙方按照本标准执行。

(5)乙方不得将本合同转让给第三方,否则,甲方视乙方违约,甲方有权解除合同,乙方须支付合同工程款总额百分之十的违约金,还需承担由此产生的直接经济损失。

其他说明:

本项目加工的档案实体资料、扫描后的电子图像、光盘备份数据、服务器备份数据都属于甲方所有,乙方不得以任何方式制作副本或留存,更不得提供给第三方。

过程数据由乙方备份保管,直至验收后将数据存入硬盘等移交给甲方。

色彩与分辨率:

一般为300dpi,彩色扫描,特殊纸张或档案原件清晰度不高的,可通过增加分辨率,调整亮度、对比度等技术参数,直至扫描图像清晰为止。对于同一份档案,清晰度不同,特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的,以文件主要部分的清晰为准。

 

(二)商务要求

1.供货期

合同签订后3个月内。

2.交货方式和交货地点

(1)交货方式:投标方所投标货物包括运输、交货、接卸、储运、开箱、安装、调试、试运行、验收、操作人员培训及保质期间的服务。

(2)交货地点:采购人指定安装地点。

3.安装调试

投标方需在招标方指定的地点免费进行数据安装服务。

 4.项目验收

验收方式及内容:

验收由甲乙双方相关人员参加,甲方以抽检方式,抽取10%档案,主要考核乙方的工程进度、质量,包括影像的清晰度、完整性。验收结果出验收成果报告(内附扫描档案数量报表)。

工程进度:通过扫描图像文件以统计工作量。每个文件夹对应一个档案卷宗;每个tif文件对应一个文件。电脑影像文件数目即为本期完成的数量。

完成质量:检查图像文件是否去黑边,纠偏,去杂点,打印文件与原件清晰度相比较基本相符。

工程质量违约:

①每期工程结束时,双方共同组织抽检验收,随机抽样,按卷抽查,抽检率为10%;

②抽检中发现的错误页数占总抽检页数10%以内的经更改后视为本期工程合格;

③错误页数占总抽检页数在5%以上的,视为本期工程不合格,乙方应在1个月内自行检查修正,整改完毕后抽检错误率仍达5%以上的,甲方有权解除合同,乙方应按合同预计工程款总额的5%支付违约金。5.合同款和付款方式

(1)本项目投标报价最高限价为人民币¥40000元

(2)付款方式:项目验收合格并收到发票,30个工作日内付清全部货款。

6.售后服务

(1)本项目售后服务期为一年。承诺在维护期内,免费提供技术服务。

(2)在服务期内、外,服务商技术人员每年自动进行不少于4次回访调查用户使用情况。

(3)故障级别及响应时间:

提供5×8小时响应。服务商在接到采购方通知后即时响应并解决相关问题,现场能够解决的现场解决,现场无法一时解决的,技术人员将根据项目质量问题评估人员安排以及时间。在采购方工作人员指定时间内处理相关问题。

四、招标形式

通过询价方式选择1家供应商承接该项目。请有意参加本项目的投标方,按要求向我委提交相关材料。由我委组建询价评标小组,对参标单位基本情况和所提供材料及报价进行审核,采用最低评标价法,在满足询价实质性要求的前提下选取报价最低的单位作为本项目的服务商。

五、参与机构资质要求

(一)供应商应为具有采购项目经营范围的独立法人资格的国内供应商;须提供有效的资质证书复印件、企业法人营业执照副本、税务登记证副本复印件。

(二)报价人应当具备政府采购法第二十二条第一款规定的条件;本项目不接受联合体参与报价。

(三)报价人未按报价资格要求完整提供证明材料的,或投标文件中的资格描述与证明材料不一致的,视为资格条件不符合。

注:所提供材料须加盖公章。

六、投标文件的编制

1. 投标文件的密封和标记

投标人应将投标文件正本和副本分别单独用内层封套密封,且在封套上标明“正本”“副本”字样,投标人再将投标文件正本和副本一同密封包装在外层封套内。

2. 投标文件份数和签署

正本1份,副本2份,投标文件封面上注明“正本”或“副本”字样,若正、副本有矛盾之处以正本为准,投标文件统一用A4纸张装订。

3. 投标文件包含以下材料:

(1)开标一览表

(2)技术参数与商务偏离表

(3)项目售后服务方案、产品质量保障及技术培训

(4)投标人资质需要提供有效期内的投标人营业执照、税务登记证,组织机构代码证,投标委托书,投标人法人代表身份证复印件,投标人代表身份证复印件

七、提交投标文件时间

供应商务必于2017年11月13日 12点00分前将投标文件(密封并加盖公章)送至福建省旅游发展委员会(福州市东大路36号人才大厦11楼),迟到的投标文件将被拒收。

 

联系人:方芳、陈实华  电话:87617528   13003827357


  

八、投标文件样本

 

投  标  文  件

 

项 目 名 称:              

招 标 编 号:              

 


报价函

 

致:福建省旅游发展委员会

根据贵方发布的档案数字化扫描加工采购项目询价文件(编号:XXXX),本人代表投标人                    

       (投标人名称)参加报价,并提交报价文件。

据此函,本人宣布同意如下:

1.所附“报价一览表”规定的应提供和交付的项目总价为:小写:                        ,大写:人民币                         。(若大写与小写不一致时,以大写为准)

2.我方郑重承诺:我方同意贵方有权要求我方按照询价文件的要求提供服务。

3.我方已详细审查询价文件全部内容,包括修改文件(如有的话)以及全部参考资料和有关附件。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。

4.我方的报价文件自截止之日起有效期为7个工作日。

5.与本报价文件有关的一切正式往来通讯请寄:

地址:                             邮编:

办公电话:                       传真:

投标人法定代表人姓名、职务(印刷体):

移动电话:

投标人名称:(公章)              

法定代表人签字(或其委托的全权代表人):

 

                               年   月    日


  

开标一览表

项目名称:

招标编号∶

金额单位:元人民币

货物名称

厂牌型号

型号

数量

单价(含税)

合计(含税)

























项目完成时间


投标报价(含税)

(大写)

(小写)¥

 

                              投标人(全称并加盖公章):

                               日  期:           


技术规格和商务偏离表

投标人名称:(全称并加盖公章)                  招标编号∶  

序号

货物名称

规格型号

招标文件要求

投标响应

偏离说明





































 

投标人(全称并加盖公章):                      

 

日  期:           

 

项目售后服务方案、产品质量保障及技术培训

 


法人代表授权书

 

福建省旅游发展委员会:

我公司现委派 (被授权人姓名/职务)参加你单位组织的档案数字化扫描加工询价采购项目(编号:XXXX),并全权代表我单位进行投标相关事宜。

本授权书于        日起签字盖章生效,并在        日内有效。

 

附被授权人情况 :

姓名:        性别:

身份证号码:

职务:

E-mail:

电话:        传真:

邮政编码:

 

授权单位名称(公章)     法人代表(签章)  

                             2016年  月  日

粘贴被授权人身份证复印件加盖公章

 


 

投标人资质

(投标人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、投标委托书)

 

(复印件盖章并写与原件一致)

 



 


 


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